クーラ プライバシーポリシー

株式会社フォニム（以下「当社」といいます）は、当社サービス「クーラ」（以下「本サービス」といいます）における個人情報等の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定めます。

なお、本ポリシーにおける用語の定義は、特に定めのない限り、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）その他の関連法令に従います。

1. 関連法令・ガイドライン等の遵守

当社は、個人情報保護法、関連法令、個人情報保護委員会の定めるガイドラインおよび本ポリシーを遵守し、当社が取得・保有する個人情報等を適法かつ適正に取り扱います。

2. 取得する情報

当社は、本サービスの提供・運営にあたり、次の情報を取得します（以下、総称して「利用者情報」といいます）。なお、取得の要否・範囲は、本サービスの利用状況や利用者の選択により異なります。

(1) 登録・本人確認等に関する情報

• 氏名、氏名（ふりがな）、生年月日、性別、住所、電話番号、メールアドレス等の連絡先
• アカウント情報（ログインID、パスワード等。パスワードは当社所定の方法で管理します）
• 保有資格に関する情報（看護師等の資格種別、免許証画像、登録番号等）
• 本人確認に必要な情報（本人確認書類の情報を取得する場合があります）
• プロフィール情報（希望条件、自己PR、学歴、職歴、研修受講歴等。利用者が入力した範囲）

(2) マッチング・応募・就業等に関する情報

• 応募履歴、見学・面談・お試し勤務等（以下「お試し勤務等」といいます）の履歴
• 施設（求人者）との連絡・調整に関する情報（メッセージ内容、日程調整情報等）
• 勤務時間の記録、休憩時間、手当等の計算に必要な情報、修正依頼・承認情報
• レビュー・評価、欠勤率等の就業実績に関する情報
• 本採用（直接雇用等）に関する申告情報（就業開始日、雇用形態等。利用者が提供した範囲）

(3) 支払い・税務等に関する情報

• 振込先口座情報（金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、名義等）
• 賃金支払・明細表示・源泉徴収票等の発行に必要な情報
• 立替払い、返金、請求等の精算に必要な情報
• ※当社が個人番号（マイナンバー）を取得する場合、番号法その他関連法令に従い、利用目的を限定し、適切に管理します。

(4) 端末情報・ログ情報等

• 端末情報（OS、ブラウザ、端末識別子等）、アクセスログ（IPアドレス、閲覧履歴、リファラ等）
• Cookie（クッキー）等を用いて取得される情報
• 不正防止・障害対応のための操作ログ、エラーログ等

(5) 問い合わせ等に関する情報

• 問い合わせ内容、本人確認のための情報、対応履歴等

3. 利用目的

当社は、取得した利用者情報を、以下の目的の範囲で利用します。法令により認められる場合を除き、利用者の同意なく利用目的の範囲を超えて利用しません。

1. 本サービスの登録、本人確認、認証、ユーザー管理のため
2. 本サービスの提供、維持、保護、改善、品質向上（機能改善・不具合対応・保守運用を含みます）のため
3. 求職者（ワーカー）と求人者（医療機関等）のマッチング、応募、日程調整、面談・見学・お試し勤務等の運営のため
4. 労働条件等の明示、就業に伴う事務連絡、就業実績の管理のため
5. 賃金の立替払い（またはこれに付随する支払事務）、支払明細の表示、源泉徴収票等の発行、その他精算・会計・税務上必要な手続のため
6. 利用者からのお問い合わせ、ご相談への対応、連絡、本人確認のため
7. 本サービスを通じたお試し勤務等の後に成立した本採用（直接雇用等）の有無を確認し、料金の精算、不正防止、紛争対応等を行うため
8. 違法行為、利用規約違反行為、不正行為またはこれらのおそれのある行為の調査・防止・対応のため
9. 利用状況・求人応募状況等の分析に基づくサービス改善、利用者を特定できない形での統計データの作成・利用のため
10. 当社の新規サービスの開発、マーケティング活動（利用者を特定できない形での分析・効果測定を含みます）のため
11. 本ポリシーの改定、利用規約の変更、その他本サービスに関する重要なお知らせ等の通知のため
12. 上記各目的に付随する目的のため

4. 本採用等の確認（照会・資料確認等）

当社は、前項の利用目的（特に「料金精算」「不正防止」「紛争対応」）のため、次の方法により、本採用等の有無を確認することがあります。

1. 利用者に対する確認（本採用等に関する申告、追加情報の依頼）
2. 求人者または関連事業者（求人者と実質的に同一グループとして運営される事業者を含みます）に対する照会
3. 合理的に必要な場合に限り、在籍証明、労働条件通知書、雇用契約書、社会保険・雇用保険の資格取得に関する通知等、必要最小限の資料の提示をお願いする方法（利用者は、賃金額や住所等をマスキングした写しを提出できる場合があります）
4. 公的手続または社会保険等に関する記録の照会・確認手続については、当社が利用者からその都度、委任状その他の必要書類の作成・交付を含む明示の同意を得た場合に限り、実施することがあります。

5. 個人データの委託

当社は、利用者により良いサービスを提供するため、利用者情報（個人データを含みます）の取扱いの全部または一部を、業務委託先に委託することがあります（例：クラウドサービス、メッセージ配信、データ保管、システム運用、問い合わせ対応、賃金支払・明細作成に関する業務、文書生成等）。
この場合、当社は、委託先の選定にあたり必要な調査を行い、契約等により適切な安全管理措置を求めるとともに、必要かつ適切な監督を行います。

6. 個人データの第三者提供

当社は、法令により認められる場合を除き、利用者の同意なく個人データを第三者に提供しません。
ただし、次の場合は、利用目的の達成に必要な範囲で、利用者情報を第三者に提供することがあります。

(1) 求人者・関連事業者への提供

• 求人への応募、日程調整、お試し勤務等の運営、就業管理のため
• 本採用等の有無の確認、料金精算、不正防止、紛争対応のため（提供する情報は、氏名、応募・就業履歴、資格情報の一部等、必要最小限に限ります）

(2) 金融機関等への提供

• 賃金の振込、返金、支払い処理、口座確認、決済等のため

(3) 行政機関等への提供

• 税務、労務、社会保険その他法令に基づく手続、照会対応、報告等のため

(4) 専門家等への提供

• 弁護士、税理士、社労士、監査法人等の専門家に対し、相談・依頼・監査対応・紛争対応のために必要な範囲で提供する場合

※上記にかかわらず、個人情報保護法上「第三者」に該当しない提供（委託、事業承継、共同利用等）については、法令の定めに従います。

7. 外国にある第三者への提供（越境移転）

当社は、クラウドサービスや解析ツール等の利用に伴い、利用者情報が外国にある第三者に提供される可能性があります。この場合、当社は、個人情報保護法その他関連法令に従い、必要な対応（利用者への情報提供・同意取得等）を行います。

8. Cookie等の利用、アクセス解析ツール、外部送信

当社は、本サービスの利便性向上、利用状況の把握、不正防止、品質改善等のため、Cookie等の技術を利用して、端末情報・アクセスログ等を取得することがあります。

また、当社は、Google アナリティクス等のアクセス解析ツールを利用する場合があります。これらのツール提供者が、Cookie等を使用して利用者の本サービス利用情報を収集・解析することがあります。
利用者は、ブラウザの設定変更等によりCookieの受け取りを拒否することができますが、その場合、本サービスの一部機能が利用できなくなることがあります。

9. 個人データの内容の正確性の確保

当社は、利用者情報を、利用目的の達成に必要な範囲で正確かつ最新の内容に保つよう努めます。

10. 保存期間

当社は、利用者情報について、利用目的の達成に必要な期間、または法令上必要な期間保存し、不要となった場合には、法令の定めに従い適切な方法で消去・廃棄するよう努めます。
なお、退会後であっても、税務・会計・紛争対応・不正対応その他正当な事業上の必要がある場合、必要な範囲で一定期間保存することがあります。

11. 安全管理措置

当社は、利用者情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じます（例：組織的・人的・物理的・技術的安全管理措置、アクセス制御、ログ管理、委託先監督等）。

12. 従業者の監督

当社は、利用者情報を従業者に取り扱わせるにあたって、個人情報の適正な取扱いを周知徹底するとともに、適切な教育を行い、必要かつ適切な監督を行います。

13. 保有個人データに関する請求（開示等）

当社は、保有個人データについて、ご本人または代理人から、個人情報保護法に基づく開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者提供の停止等）の請求があった場合、ご本人確認の上、法令に従って遅滞なく対応します。
ご請求の一部または全部について対応できない場合は、遅滞なくその旨をご連絡します。

請求手続の詳細は、下記の窓口までご連絡ください。当社所定の手続をご案内します。なお、開示請求については、法令の定めに従い、手数料をお願いする場合があります。

14. お問い合わせ窓口

本ポリシーに関するお問い合わせ、苦情の申出、開示等の請求は、以下の窓口までご連絡ください。

株式会社フォニム　個人情報取扱担当係
E-mail：support@phonim.co.jp

15. 継続的改善

当社は、個人情報保護に関する従業者への教育、内部点検等を通じて、社内における利用者情報の取扱いについて継続的な改善に努めます。

16. 本ポリシーの改定

当社は、本ポリシーの内容を見直し、必要に応じて変更することがあります。
変更後の本ポリシーは、当社ウェブサイトまたは本サービス上に表示した日から適用されます。
ただし、法令上、利用者の同意が必要となる内容の変更を行う場合、当社所定の方法により、利用者の同意を取得します。

（制定）2023年8月
（改定）2023年12月
（改定）2026年2月